Welche Regelungen zur Aufbewahrung von Dokumenten gelten

Welche Dokumente müssen Betriebe aufbewahren?

Diverse Dokumente, wie z. B. Bilanzen oder Urkunden, müssen von Unternehmen nicht nur über Jahre aufbewahrt, sondern auch vor Schaden geschützt werden.
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In vielen Büros, Handwerksbetrieben oder Produktionsfirmen wachsen im Laufe der Zeit die Papierstapel in den Regalen, da viele Unternehmen jedes Dokument aufheben. In einigen Fällen ist dies auch gesetzlich vorgeschrieben. „Laut Steuer- und Handelsrecht müssen buchführungspflichtige Betriebe, also z. B. Kapital- und Personengesellschaften, alle für die Besteuerung wichtigen Aufzeichnungen aufbewahren“, sagt Ralf Beißer, Vorstandssprecher der Neue Rechtsschutz-Versicherungsgesellschaft AG. Meist handelt es sich dabei um Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Bilanzen oder Buchungsbelege. „Aber auch Geschäftsbriefe wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, die Unternehmen an Empfänger versenden oder selbst erhalten, müssen sie aufheben“, ergänzt Beißer. Je nach Branche können sich die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen unterscheiden.

Wie lange müssen Firmen die Dokumente aufheben?

Je nach Dokumentart gelten andere Aufbewahrungsfristen: Handelsbücher und Aufzeichnungen wie Arbeitsanweisungen sowie Eröffnungsbilanzen und Rechnungen müssen Unternehmen zehn Jahre archivieren, Buchungsbelege acht Jahre. Werden Unternehmen von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) überwacht, müssen sie sich erst ab 2026 an diese Frist halten – werden sie jedoch nicht von der BaFin beaufsichtigt, gilt die Regelung schon ab 2025. Für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Steuerunterlagen sind es sechs Jahre. „Die Fristen beginnen immer mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Unternehmen bspw. den letzten Eintrag in das Buch vorgenommen hat, und enden ebenfalls mit Jahresende nach sechs oder zehn Jahren. Für einen Bankbeleg aus dem Jahr 2014 heißt das: Unternehmen müssen diesen bis zum 31.12.2024 aufheben“, so Beißer. „Eine Ausnahme gilt bei Verträgen. Hier startet die Aufbewahrungsfrist nach Ende der Vertragsdauer.“

Was gilt für die Aufbewahrung im Original und digital?

„Jahresabschlüsse, Eröff­nungsbilanzen und amtliche Urkunden müssen Betriebe immer in Originalform und vor Feuer und Feuchtigkeit geschützt aufbewahren“, erklärt Birgit Weiß, Expertin der Nürnberger Versicherung. „Außerdem müssen sie dafür sorgen, dass diese während der gesamten Aufbewahrung lesbar bleiben und die Schrift bspw. bei Thermopapier nicht verblasst. Daher gilt: Eine Kopie auf normalem Papier anfertigen und zusammen mit dem Original ablegen.“ Weitere aufbewahrungspflichtige Unterlagen können Unternehmen hingegen auch digital speichern. Handelsbriefe und Eingangsrechnungen müssen sie bildlich wiedergeben können, z. B. als Scan. Wichtig dabei: Das Bild muss dem Original entsprechen. Das bedeutet, dass das digitale Dokument alle Kontrollmerkmale wie Stempel enthalten sowie die gleiche Farbe haben muss. Für weitere Dokumente wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Co. ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend. Das heißt, Betriebe können lediglich die für die Aufbewahrung wichtigen Informationen speichern. Sie müssen allerdings u. a. sicherstellen, dass der Inhalt unverändert bleibt.

Dokument verloren – was jetzt?

Bewahren Unternehmen ihre Unterlagen nicht ordnungsgemäß auf und werden dadurch zerstört oder weigern sie sich, diese auszuhändigen, verstoßen sie gegen ihre Pflichten. Trotz sorgfältiger Aufbewahrung kann es passieren, dass ein Dokument abhandenkommt. „Im schlimmsten Fall kann das in einem Rechtsstreit enden“, sagt Weiß. „Das ist nicht nur ärgerlich, hinzu kommen meist hohe Gerichts- und Anwaltskosten. Mit einer gewerblichen Rechtsschutzversicherung sind Firmen dann zumindest vor den finanziellen Folgen geschützt.“ Außerdem kann über die Anwaltshotline „JURCALL“ kostenlose juristische Beratung in Anspruch genommen werden, auch über nicht versicherte Bereiche. Unabhängigen Anwälte können Betroffene an Spezialisten weiter vermitteln.