Effektivität und den Marktwert des Büros steigern

Helfrich Ingenieure steht seit 1996 für nachhaltige Qualität des Planens und Bauens sowie innovative ressourcenschonende Lösungen. Neben sorgfältiger Bestandsanalysen und Beratungen wird besonderer Wert auf eine zukunftweisende Planung, reibungsloses Zusammenspiel aller Gewerke und die permanente Weiterentwicklung aller Abläufe gelegt. Heute verfügt das Büro über drei Standorte in Bad Kissingen, Bamberg und Nürnberg.

Maschinenbauingenieur mit Schwerpunkt Energietechnik und Bürogründer Wilfried Helfrich erkannte schon früh, wie wichtig Qualitätsmanagement für sein Unternehmen ist. 2005 holte er seine Schwester Cordula Helfrich als kaufmännische Leiterin und Qualitätsbeauftragte ins Boot, um effektive Strukturen zu etablieren, denn das Unternehmen wuchs beständig weiter.

Auf QM-System-Suche

Anfangs hatte Wilfried Helfrich eine Zertifizierung nach ISO 9001 in den Fokus genommen, die sich aber als zu sperrig für ein Planungsbüro erwies.

Auf der Suche nach einem passenden Qualitätsmanagementsystem (QM) sind die Geschwister Helfrich über einen Erfahrungsaustausch-Kreis für Planungsbüros, in dem sie bis heute Mitglied sind, auf das Qualitäts-Zertifikat Planer am Bau gestoßen. „Das hat Sinn gemacht, denn das Zertifikat ist auf den Planungsbereich abgestimmt“, sagt Cordula Helfrich.

Im Vergleich zur DIN ISO 9001 ist das hier vorgestellte Zertifikat ein branchenspezifischer Standard, der insbesondere die Belange von Architektur- und Ingenieurbüros und deren Kunden berücksichtigt.

Historie des Qualitätsverbunds

Am Anfang von „Planer am Bau“ stand eine Idee der langjährig in der Baubranche beratend tätigen Bauingenieure Dr.-Ing. E. Rüdiger Weng und Dr.-Ing. Knut Marhold: Warum sollte es nicht auch für Architektur- und Ingenieurbüros eine Chance sein, sich über ein Gütesiegel zu profilieren und vom Wettbewerb positiv abzuheben? Denn Qualitäts- und Prüfzeichen schaffen Vertrauen bei Kunden und können so für mehr Umsatz sorgen.

Als die Idee im Dezember 2005 zum ersten Mal veröffentlicht wurde, war die Resonanz so positiv, dass man sich entschloss, ein Qualitäts-Zertifikat in die Tat umzusetzen. Im Mai 2006 fand ein Start-Workshop zur Erarbeitung der Prüfkriterien gemeinsam mit „Pilotbüros“ und dem TÜV Rheinland statt. Der TÜV garantiert durch seinen hohen Bekanntheitsgrad und seine anerkannte Neutralität eine sehr gute Akzeptanz bei den potenziellen Kunden der Planer.

Interdisziplinäres Netzwerk

Der Begriff „Planer am Bau“ zielt darauf ab, dass im Bauprozess noch stärker das Ineinandergreifen der Disziplinen im Vordergrund stehen muss. So steht das Zertifikat allen Planern am Bau offen: Architekten, Vermessungsingenieuren, Baugrundgutachtern, Tragwerksplanern, Bauphysikern, Gebäudetechnikern, Innenarchitekten und andere.

So entstand ein Netzwerk ausgezeichneter Planungsbüros, die sich aufgrund der hohen Transparenz sowohl fachspezifisch als auch fachbereichsübergreifend austauschen können. Da es sich um ein anerkanntes QM-System handelt, wird es auch von öffentlichen Auftraggebern bundesweit anerkannt. Seit 2018 unterstützt Prof. Dr.-Ing. Dipl.-Kfm. Thomas Benz das Team, seit 2023 Architektin Sylvia C. Schuster.

Erfahrungen am Markt

„Das Zertifikat ist ein wichtiges Aushängeschild für unser Unternehmen“, sagt Wilfried Helfrich. „Besonders bei Industrie-Kunden erfahren wir seitdem eine größere Akzeptanz.“ Auch bei öffentlichen Ausschreibungen sei das Zertifikat von großem Vorteil. „Es ist wichtig, die eigenen Strukturen stets zu reflektieren und an Verbesserungen zu arbeiten. Nur so können wir auf Dauer am Markt bestehen und Auftraggeber von uns überzeugen“, resümiert Cordula Helfrich.

Ende 2023 gewannen Helfrich Ingenieure den ersten Platz des Qualitäts-Preises Planer am Bau. Dabei wurde das Qualitäts-Management der teilnehmenden Planungsbüros anhand von verschiedenen Kriterien in fünf Kategorien bewertet: Qualitätsmanagement (allgemein), Innovationen & Digitalisierung, Kundenzufriedenheits-, Verbesserungs- und Wissensmanagement.

Zum Alltag im Büro gehören heute regelmäßige Führungskreis-Jour Fixe, Strategietage, permanente Anpassungen des QM-Systems an interne und externe Veränderungen, Weiterbildung der Mitarbeiter und vieles mehr. Unternehmenswerte wie z. B. Respekt werden durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen überprüft – und auch, ob die Mitarbeiter zufrieden sind und sich wertgeschätzt fühlen.

Digitalisierung ist ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. So konnten Prozesse effizienter gestaltet werden, indem Software u.a. zur Telefonie, zum Baustellenmanagement, etc. sowie MS365 und das IT-Ticketsystem Jira eingeführt wurden. Als Innovationsthema wurde zuletzt die Geothermie herausgearbeitet, und das Vorgehen zur professionellen Planung systematisch aufgebaut.

Konkret benannte Ansprechpartner für Fachthemen und interne Schulungen sorgen für ein organisiertes und strukturiertes Wissensmanagement. Über eine externe Schulungsplattform bekommen die Mitarbeiter jede Woche neue Lernvideos zur Leistungsphasenbearbeitung bereitgestellt.

Halbjährliche Betriebsversammlungen zur Besprechung, Auffrischung und Bearbeitung von aktuellen Themen tragen zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess bei. Mit-Arbeiter werden zum Mit-Denken aufgefordert und die Geschäftsführung informiert in regelmäßigen, büroübergreifenden, digitalen Meetings über Veränderungen oder aktuelle Themen.

Weitere Informationen zum Zertifikat Planer am Bau sind über den Link www.planer-am-bau.de zu finden.