Sonderleistungen und Zeithonorare

Exakt erfassen und abrechnen im TGA-Büro

Das Ulmer Planungsbüro für Technische Gebäudeausrüstung Inutec Engineering & Management GmbH (www.inutec.de)plant anspruchsvolle Projekte für Gewerbe, Industrie und öffentliche Auftraggeber. Aber nicht nur in der allgemeinen Technischen Gebäudeausrüstung ist das 1993 gegründete Planungsbüro erfolgreich tätig, sondern auch in der industriellen Umwelt- und Anlagentechnik. Spezielles Know-how haben sich die Ingenieure in der Ver- und Entsorgungstechnik für Gießereien, die mit dem „Lost Foam“-Gießverfahren arbeiten, sowie für Automotive-Prüffelder angeeignet. Das Ingenieurbüro hat ein von der VdS Schadensverhütung zertifiziertes Qualitätsmanagement-System eingeführt und verfügt über die Fachfirmenanerkennung nach DIN 14675 für die Planung von Brandmeldeanlagen.

Schon seit der Gründung galt das besondere Augenmerk der Büroinhaber der Wirtschaftlichkeit und dem Controlling. Da die Ingenieure ein Drittel des Umsatzes nach Zeithonorar abrechnen und Änderungen der Kundenanforderungen eher die Regel als die Ausnahme sind, ist die exakte Erfassung der Mitarbeiterzeiten und der Tätigkeiten sowie deren Abrechnung ein wesentlicher Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg.

Intensive Marktrecherche und Testphase

Führte man zu Anfang der 1990er Jahre die Mitarbeiterzeiten noch in Excel-Tabellen, so entschied sich die Geschäftsführung schon bald, auf ein datenbankgestütztes System umzusteigen. 2001 ging man bei Inutec noch einen Schritt weiter: Eine professionelle Controlling-Software wurde gesucht. Nach intensiven Marktrecherchen stießen die Ingenieure auf das Programm S-Control der Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH (www.kbld.de). Entscheidungskriterien waren, dass die Software auf einer Datenbank basierte sowie umfangreiche Auswertungs- und Administrationsmöglichkeiten mit verschiedensten Nutzerrechten bot. Auch der Service der Wuppertaler überzeugte die Planer. Davon konnten sich die Ulmer Ingenieure in einer intensiven Testphase überzeugen. Die TGA-Spezialisten prüfen Software und Anbieter erst einmal im Realbetrieb auf „Herz und Nieren“, um Stärken und Schwächen des Systems sowie des Herstellers kennen zu lernen, bevor eine Kaufentscheidung getroffen wird. Diese fiel aber sowohl für S-Control als auch für Kobold positiv aus. Dass die Wuppertaler dazu noch ein Programm zur Honorarermittlung anboten, war ein weiterer Pluspunkt.

Für Inutec ist gerade bei öffentlichen Auftraggebern wie Kliniken und Hochschulen eine rechtssichere HOAI-Kalkulation äußerst wichtig. Mit S-HOAI führen die Projektleiter eine Honorarermittlung für die Erstellung der Angebote durch, generieren die Rechnungen und verwalten die Abrechnungen. Projektleiter Dietmar Heil dazu: „Abschlagsrechnungen lassen sich entsprechend dem Projektstand einfach verwalten. Auch sind die Riftsätze für öffentliche Auftraggeber im System enthalten.“ Die Einführung des Controllingsystems gestaltete sich unproblematisch. Da die Mitarbeiter schon über Erfahrung in der Zeiterfassung verfügten, S-Control eine übersichtliche Benutzeroberfläche aufweist und die Eingaben leicht von der Hand gingen, akzeptierten die Mitarbeiter die neue Lösung sofort. Eine Schulung war nicht notwendig. „Das konnten wir mit Hilfe des technischen Supports und des Handbuches abdecken“, erläutert die Geschäftsführerin Dipl.-Ing. Ilona Notzon. Heute sind 15 Lizenzen der Controllinglösung bei Inutec im Einsatz. Dadurch können neben den zehn fest angestellten Mitarbeitern auch die freien Mitarbeiter ihre Tätigkeiten erfassen.

Änderungen von Anfang an dokumentieren

Fällt der Ingenieurin beim Controlling auf, dass auf einer Leistungsphase zu viele Stunden verbucht werden, so analysiert sie mit den betreffenden Mitarbeitern die Ursachen. In den meisten Fällen sind Änderungswünsche des Auftraggebers der Grund. Daher führen die TGA-Experten heute im System die Änderungen schon von Anfang an mit, um zu verhindern, dass das Budget aus dem Ruder läuft. „Dadurch habe ich die Möglichkeit, schon ab der ersten Änderung dem Kunden diese detailliert zu dokumentieren“, erklärt Dipl.-Ing. Ilona Notzon.

Sonderleistungen und Stundennachweise abrechnen

Alle Sonderleistungen werden in S-Control von den Mitarbeitern detailliert erfasst und den entsprechenden Projektphasen zugeordnet. In der Generierung und Selektion von Sonderleistungen sieht Ilona Notzon eine wesentliche Unterstützung. „Das ist für uns der wichtigste Aspekt. Denn dadurch sind wir in der Lage, bei der Abrechnung diese zusätzlichen Leistungen zu selektieren und dem Auftraggeber nachzuweisen. Da ist uns früher sehr viel Geld verloren gegangen.“

Diverse Kleinprojekte, Änderungen und zusätzliche oder besondere Leistungen werden häufig nach Zeitaufwand abgerechnet. Daher ist es für die Ingenieure auch hier besonders wichtig, die Tätigkeiten mit dem Programm dem Auftraggeber gegenüber sorgfältig zu dokumentieren.

Detaillierte Auswertungen

Einen wesentlichen Vorteil für die Ingenieure bietet die Funktion, größere Projekte in verschiedene Teilprojekte aufzusplitten, da neben dem Hauptauftrag häufig noch zusätzliche Nebenprojekte vom Auftraggeber vergeben werden. Auswertungen sind dadurch sowohl über die Nebenprojekte als auch über das Gesamtprojekt möglich.
Positiv sehen die TGA-Spezialisten auch die Möglichkeit, Tätigkeiten zu erfassen, die nicht einem Projekt zuzuordnen sind und somit keinen Ertrag erwirtschaften. Dies können zum Beispiel Recherchen sein, IT- und Netzwerk-Tätigkeiten, Administration und Akquisition. Die Geschäftsführerin wertet regelmäßig die dafür aufgewendeten Stunden der einzelnen Mitarbeiter aus. Überschreitet die Anzahl der Stunden ein gewisses Limit, wird nach der Ursache geforscht und, wenn möglich, gegengelenkt.

Zur Eigenkontrolle erhält jeder Mitarbeiter am Monatsende eine Auswertung seiner Aufzeichnungen. Hieraus ist ersichtlich, wie viele Stunden er bei seinen Projekten in den einzelnen Leistungsphasen verbraucht hat. Dadurch ist der Mitarbeiter in der Lage, sich selbst zu kontrollieren, die eingegebenen Stunden zum Beispiel auf Fehlbuchungen zu überprüfen und die von ihm erzeugten Gemeinkosten zu erkennen. Monatlich erstellte Soll-Ist-Vergleiche dokumentieren, ob das Projekt in den geplanten Bahnen verläuft. Bei negativen Abweichungen analysiert die Geschäftsführung mit den betreffenden Mitarbeitern die Ursachen, so dass Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.

Obwohl das TGA-Büro durch die wirtschaftliche Betrachtungsweise immer gut dastand, ist erst durch S-Control die durchgängige Erfassung der Sonderleistungen, der Änderungen sowie die aussagekräftige Dokumentation gegenüber dem Auftraggeber möglich. „Die Summen, die wir dadurch in den letzten Jahren in Rechnung stellen konnten, rechtfertigen den Einsatz eines solchen Systems allemal“, meint Ilona Notzon zufrieden.