GEFMA 192 Risikomanagement im Facility Management
Richtlinie identifiziert Risiken und liefert Grundlagen für Strategie
Facility Management (FM) ist wie jedes unternehmerische Handeln mit Chancen und Risiken verbunden. Aufgrund der Komplexität vieler Arbeitsprozesse im FM, der oftmals differenzierten Arbeitsteilung zwischen Nutzern, Auftraggebern, Auftragnehmern und ggf. mehreren Nachunternehmern mit entsprechenden Schnittstellen und nicht zuletzt aufgrund des hohen Maßes an (Betreiber-)Verantwortung im FM ist es notwendig, dass FM-Organisationen ihre versicherbaren und nicht versicherbaren Risiken kennen und entsprechend handhaben. Risikomanagement wird dadurch zu einer elementaren und unverzichtbaren Führungsaufgabe innerhalb jeder FM-Organisation.
Bereits in der Richtlinie GEFMA 190 Betreiberverantwortung im FM wird beschrieben, welche Pflichten sich für FM-Unternehmen und die darin handelnden Personen aus der Übernahme einer Betreiberverantwortung für Grundstücke, Gebäude oder andere bauliche und technische Anlagen und Einrichtungen ergeben. Aber auch für FM-Organisationen mit anderen Leistungsschwerpunkten bestehen permanent Gefahren der bewusst oder unbewusst schuldhaften Verletzung öffentlich-rechtlicher oder vertragsrechtlicher Pflichten mit entsprechenden Konsequenzen.
Nach der klassischen Vorgehensweise des Risikomanagements ist es für die FM-Leitung daher notwendig, bestehende Risiken zu identifizieren, soweit möglich zu vermeiden, zu mindern, zu übertragen und die letztlich verbleibenden Restrisiken zu beherrschen. Nur so leisten sie einen unverzichtbaren Beitrag zur Existenzsicherung der eigenen Organisation und zum Erfolg ihrer Kunden.
Ein Beispiel
Klassisches Beispiel für ein millionenschweres Haftungsrisiko ist der Ausfall eines Rechenzentrums. Es beginnt mit einem Bedienungsfehler der Klimaanlage. Infolge von Überhitzung fällt das Rechenzentrum aus. Das beeinträchtigt wiederum ganz erheblich das Kerngeschäft des Kunden. Am Ende steht die Schadensersatzforderung gegen die FM-Organisation infolge von Umsatzeinbußen.
„In der Gesamtbetrachtung zeigt sich der dominierende Einfluss des Menschen in allen Hierarchieebenen“, so Ulrich Glauche, Leiter des GEFMA Richtlinienwesens und Autor der GEFMA 192. Ansatzpunkte für Verbesserungen sieht er in erster Linie in der Qualifikation von Mitarbeitern und in einer geeigneten hochentwickelten FM-Organisation. Auf Managementebene gilt es, die Ursache von Fehleinschätzungen und Fehlentscheidungen zu bekämpfen, z. B. durch Verbesserung der Entscheidungsgrundlagen mittels Management-Informationssystemen und Risikobewertungssystemen.
GEFMA 192
Die Richtlinie gliedert sich in folgende Themenbereiche: Anwendungsbereich, Ziele, Begriffe und Definitionen, Rechtsgrundlagen, Risiken im FM, Risikomanagement im FM und Anwendungsbeispiele. Sie liefert eine Übersicht der Risiken im FM (Anhang A) und Beispiele für Ursachen und mögliche Folgen (Anhang B).
