Mehr Effizienz bei der Arbeit – Neue „Werkzeuge“ und Methoden

In den vergangenen Monaten machte das Traditionsunternehmen Stulz aus Hamburg mit der konsequenten Umsetzung des papierlosen Auftragsmanagement von sich reden. Die Computerwoche erwähnte Stulz bei der Verleihung des Titels „Anwender des Jahres“ und lobte den Einsatz von Personal Digital Assistents (PDAs) bei den Servicetechnikern. Die TAB-Redaktion befragte den „Vordenker“ des Unternehmens in diesem Bereich, Klaus Apholz.

TAB: Die Firma Stulz ist als Produzent von Klimaanlagen bekannt. Doch das Unternehmen bittet auch Dienstleistungen an und ist damit erfolgreich.

Klaus Apholz: „Service und Anlagenbau sind ebenfalls Schwerpunkte unseres Unternehmens. Stulz bietet seinen Kunden ein modular aufgebautes Dienstleistungs-Komplettangebot rund ums Gebäude, das alle Bereiche des technischen und infrastrukturellen Betriebsablaufs umfasst und professionell optimiert. Wartung und Service dieser Anlagen waren und sind selbstverständlich ein wichtiger Bestandteil des Angebotes. Der Bereich Service hat sich in den vergangenen Jahren über den Bereich der Eigenanlagen hinaus weiterentwickelt. Unsere Kunden erwarten, dass wir auch andere Bereiche ihrer Haustechnik betreuen. Mittlerweile macht dieser Bereich rund 20 % unseres Umsatzes aus.

TAB: Welche Bereiche umfasst ihr Dienstleistungsangebot? Welche Module kann der Kunde als Einzelauftrag abrufen bzw. kombinieren?

Klaus Apholz: Stulz bietet den Kunden Leistungen in rund 18 Gewerken an. Angefangen von der MSR-Technik über Lüftungs- und Klimaservice, die wir mit eigenen Mitarbeitern abdecken können, bis hin zu Leistungen aus der Elektro- und Sicherheitstechnik, für die wir die Unternehmen NTC aus Ahrensburg und Hörmann Sicherheit aus Stade gewinnen konnten. Im technischen Bereich übernimmt unser Unternehmen rund 50 % der Aufträge mit eigenen Servicetechnikern.

TAB: Wie minimieren Sie die zwangs­läufig auftretenden Reibungsverluste, wenn man mit externen Kräften arbeitet?

Klaus Apholz: Unsere Partner werden direkt in unser Auftragsmanagement eingebunden. Durch unsere zentrale Organisation und die zentrale Steuerung der Aufträge sind wir in der Lage, Problemfälle sehr schnell aufzu­spüren und ebenso schnell zu lösen.

TAB: In Sachen CAFM setzen Sie voll auf das Softwarepaket BuiSy von Conject. Welche Gründe waren entscheidend für diese Wahl?

Klaus Apholz: Ich selbst war vor meiner Arbeit bei Stulz bei der Piepenbrock Dienstleistungsgruppe beschäftigt. Dort hat man sich damals mit einer Reihe unterschiedlicher Systeme befasst. Eine wichtige Erkenntnis aus dieser Zeit war, dass die höchste Effektivität im FM nur mit zentralen Systemen erreicht werden kann. Bei meinem Wechsel zu Stulz haben wir daher auf ein zentral arbeitendes System umgestellt. Und BuiSy eine Entwicklung aus dem Hause Technosoft, später Agiplan und heute Conject, war an dieser Stelle die erste Wahl.

TAB: Der PDA, der digitale Assistent des Servicetechnikers, ist das Herzstück Ihres Auftragsmanagements. Was ist darunter zu verstehen?

Klaus Apholz: Die Verarbeitungssoftware des PDA haben wir in Zusammenarbeit mit der Kölner Firma KI AG weiterentwickelt. Sie bildet das umfangreiche Formularwesen ab, das ein Servicetechniker vor Ort handhaben muss. Hier findet er sowohl das Pendant zum früheren Stundenzettel als auch Teilelisten bis hin zu spezifischen Informationen zum Kunden selbst. Viele Bereiche des Berichtes über einen Auftrag füllt der PDA selbständig aus, Eingaben des Technikers lassen sich auf Plausibilität prüfen. Die Datenbank im Hintergrund weiß etwa, welche besonderen Konditionen mit dem Kunden vereinbart wurden, hier können zum Beispiel Angaben über Anfahrtswege oder Servicezeiten bei Standardwartungen schon einmal wegfallen. Der Abgleich der PDA-Daten mit der zentralen Datenbank erzeugt danach den Bericht, der direkt per E-Mail oder Fax an den Kunden geht.

TAB: Wie verhindern Sie hier Manipulationen?

Klaus Apholz: Jeder Einsatzbericht wird mit einer digitalen Unterschrift des Technikers und des Auftraggebers abgeschlossen. Danach können diese Daten nicht mehr verändert werden. Nachträge im Bericht, von denen der Auftraggeber nichts weiß, sind dadurch ausgeschlossen. Dies war übrigens eines der überzeugendsten Argumente gegenüber unseren Kunden bei der Einführung des PDA.

TAB: Wo liegt der Vorteil für den Servicetechniker?

Klaus Apholz: Vor allem der Zeitaufwand für die Berichterstellung hat sich mit der Einführung des PDA halbiert. Die Entlastung von zum Teil unnötigem „Schreibkram“ war eine gute Motivation für unsere Leute. Darüber hinaus haben sie mit dem PDA auch die Möglichkeit auf ihre E-Mails zurückzugreifen. Dies macht unabhängiger vom Stützpunkt des Technikers.

TAB: Welche Vorteile ergaben sich aus der Einführung des PDA für Stulz?

Klaus Apholz: Stulz hat in zweierlei Hinsicht profitiert. Zum einen sind die Techniker durch den geringeren verwaltungstechnischen Aufwand in der Lage, mehr Aufträge abzuarbeiten. Dies bedeutet eindeutig eine Kostenentlastung. Andererseits war für die Entwicklung des PDA eine klare Strukturierung und Überprüfung der Arbeitsabläufe im Service notwendig.

Hier konnten wir unternehmensweit eine Optimierung und Standardisierung der Abläufe erreichen.

TAB: Vielen Dank für das Gespräch.