Exklusiver Online-Beitrag: Wissensmanagement für TGA-Ingenieurbüros
Von eigenen Erfahrungen besser profitieren
Das Wissensmanagement für Ingenieurbüros der technischen Gebäuderüstung unterscheidet sich nicht durch das generelle Wissensmanagement in Unternehmen. Allerdings herrschen gerade in den genannten Ingenieursbüros immer noch projektbezogene Ansätze vor. Dabei könnten gerade diese Ingenieursbüros in großem Maße von einem auf ihr Unternehmen zugeschnittenen Wissensmanagement profitieren.
Wissensmanagement: bestehendes Wissen speichern und allen Mitarbeitern verfügbar machen
Zunächst muss festgehalten werden, dass es verschiedene Ebenen des Wissensmanagements gibt. Zunächst wäre hier das Management des organisatorischen Wissens eines Unternehmens, also sämtliche Prozesse, die die Büroorganisation von der Buchführung über die Urlaubs- und Krankheitsplanung bis hin zum Personalmanagement betreffen. Bei der Personalplanung greift dann bereits ein sehr spezifischer Bereich des Wissensmanagements. In Ingenieurbüros für technische Gebäuderüstung arbeiten mehrere Ingenieure, gegebenenfalls Architekten, deren Assistenten und anderes Personal. Jeder bringt dabei nicht nur individuelles Wissen mit. Auch Vorlieben und bestimmte bevorzugte Themenschwerpunkte zeichnen jeden Mitarbeiter aus.
Projektzuteilung nach Wissen, Erfahrungen und Vorlieben
Wird nun sämtliches Wissen dieser Mitarbeiter in einer zentralen Wissensdatenbank gespeichert, kann mithilfe unterschiedlicher Algorithmen nahezu jede Fragestellung implementiert werden. Durch die Unterstützung einer professionellenSoftwarelösung wird genau diese Bereitstellung und Auswertung von Unternehmenswissen ermöglicht. Schnell zeichnet sich so eine Wissensmatrix ab, die die Qualifikationsschwerpunkte, aber auch die Defizite aufzeigt. Wird sämtliches Wissen der im Unternehmen tätigen Ingenieure und Architekten gesammelt, können wertvolle Rückschlüsse daraus gezogen werden. Daneben hilft Wissensmanagement aber auch, zukünftige Projekte effizienter und damit schneller zu gestalten. Gleichzeitig wird das Risiko von möglichen Fehlern (beispielsweise Berechnungen) minimiert.
Internes und externes Rechtswissen zur schnelleren und sicheren Ausarbeitung von Vertragswerken
Bislang arbeitet das Gros der Ingenieursbüros wortwörtlich projektbezogen. Das heißt, jedes neue Projekt bedeutet auch einen absoluten Neuanfang. Nehmen wir hier als Beispiel neben der Projektentwicklung das Vertragswerk als Beispiel. Hier gäbe es die Vergabe- und Vertragsordnung fürBauleistungen (VOB), die zwischen Verträgen zwischen zweier Unternehmen, zwischen Unternehmen und privaten Auftraggebern und zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand beispielsweise bei Ausschreibungen unterscheidet. Dazu kommt, je nach Konstellation, noch das BGB, also sehr viel Vertragsrecht, untermauert mit zahlreichen Gerichtsurteilen.
Herkömmlich wird dieses Vertragsrecht für jeden neuen Projektauftrag aufs Neue ausgearbeitet. Sobald jedoch das Wissen zu bisherigen Verträgen in eine Wissensdatenbank fließen, steht dieses bereits generierte Wissen zur Verfügung. Nun können ergänzend noch Fachartikel und Gerichtsurteile nach Relevanz eingepflegt werden. Bevor also Mitarbeiter erneut einen völlig neuen Vertrag zu einem Projekt susarbeiten, kann nun mithilfe des Wissensmanagements auf sämtliches, bereits generiertes Wissen zurückgegriffen werden.
Das Wissen aller einzelnen Projekte zu einer übersichtlichen Matrix
Das funktioniert auch bei den eigentlichen Projektaufgaben der Ingenieure. Da sich naturgemäß alle Projekte, die sich im Lauf der Zeit ergeben auf den ersten Blick unterscheiden, werden immer verschiedene Ingenieure und deren Mitarbeiter zu unterschiedlichen Projekten gerufen. Ist nun aber deren Wissen in der Wissensdatenbank verfügbar, kann durch das Einstellen bestimmter Parameter schnell herausgefunden werden, welche Mitarbeiter zu einem ähnlichen Projekt bereits grundlegende und weiterreichende Erfahrungen aufweisen können. Es können aber auch Gemeinsamkeiten zu bereits abgeschlossenen Projekten aufgezeigt werden. Darüber hinaus können Ingenieure und Mitarbeiter explizit nach ihrem Wissenstand und ihren Projektvorlieben mit den jeweiligen Projekten vertraut werden.
Fachliteratur effizient ergänzen, Fort- und Weiterbildungen gezielt anwenden
Sämtliche Projekte der technischen Gebäuderüstung werden so effizienter. Bereits vorliegende Berechnungen, Vertragsbesonderheiten usw. können genutzt werden, Ressourcen werden gezielt eingesetzt. Anhand bisheriger Erfahrungen, die nun als Wissen verfügbar sind, können Zeiträume noch genauer geplant werden. Nicht zuletzt geht mit dem Austritt einzelner Mitarbeiter auch nicht mehr deren spezifisches Wissen verloren. Da, wo es notwendig ist, können Mitarbeiter gezielt zu Fortbildungen gesandt werden, Fachliteratur wird nicht mehr einfach nur erworben, sondern mit System sortiert und zur Verfügung gestellt. So werden Überlappungen vermieden und schlecht abgedeckte Wissensbereiche ergänzt. Gleichzeitig wird sämtliches Wissen allen relevanten Mitarbeitern mit den entsprechenden Befugnissen zugänglich gemacht – im Büro, zu Hause oder Mobil bei der Projektbetreuung vor Ort.
Wissensmanagement auch mit Partnern vernetzen
Als nächster Schritt kann sogar das Wissen von Unternehmen mit aufgenommen werden, mit dem das Ingenieursbüro zusammenarbeitet. Dann werden auch hier die Abläufe erheblich vereinfacht und jeder Ingenieur kann bei den Partnern gezielt die Unterstützung anfragen, die er benötigt. Wissensmanagement in Ingenieursbüros für technische Hausrüstung bedeutet eine effiziente Steigerung in allen Bereichen. Die Mitarbeiter sind besser motiviert und arbeitsfreudiger. Unnütze Kosten werden vermieden; ebenso, wie zeitliche Überschneidungen. Nach Wissen muss nicht mehr gesucht oder erneut generiert werden, es steht immer zur Verfügung. Sämtliche unternehmerische Ziele bis hin zur Kundenzufriedenheit lassen sich effizient und maximal steigern.
