Übersichtlichkeit schlägt Schlüsselbund

Der DRK-Kreisverband Bitburg-Prüm in der Eifel umfasst 14 Dienststellen. Darunter befinden sich acht Rettungswachen, die Kreisgeschäftsstelle, Sozialstationen und eine Einrichtung für betreutes Wohnen. „Unsere Dienststellen waren mit unterschiedlichen mechanischen Schließsystemen ausgestattet. Passend dazu sind wir seinerzeit mit einem Riesenschlüsselbund herumgelaufen“, erinnert sich Mario Pawlowski-Großmann, IT-Leiter des Kreisverbands und mitverantwortlich für die Schließanlagen. Hinzu kamen die typischen Probleme der Mechanik: teure Nachbestellungen bei Schlüsselverlusten, eingeschränkte Übersicht über die umlaufenden Schlüssel und keine Flexibilität bei Berechtigungsänderungen. Aus diesen Gründen entschlossen sich die Verantwortlichen zur Einführung einer elektronischen Zutrittskontrolle. „Zum einen lag uns daran, die Zutrittsverwaltung über unsere Standorte hinweg zu vereinheitlichen. Zum anderen wollten wir sicherstellen, dass nur Berechtigte in bestimmte Räumlichkeiten gelangen – auch bei Schlüsselverlusten. Und uns war eine klare Übersicht über die Zutrittsberechtigungen wichtig“, fasst Rainer Hoffmann, Geschäftsführer des Kreisverbands die Ziele des Entschlusses zusammen.

Multiapplikation und Mandantenfunktion

Der Kreisverband Bitburg-Prüm digitalisiert bereits seit einiger Zeit seine Prozesse, was schrittweise umgesetzt wird. Entsprechend legten die Verantwortlichen Wert darauf, dass sich das neue Zutrittssystem in diesen Rahmen einfügt. Parallel plante der Kreisverband, Mitarbeiterausweise einzuführen. „Folglich mussten die Voraussetzungen für eine Multiapplikation vorhanden sein, damit wir neben der Zutrittskontrolle beispielsweise unsere Zeiterfassung von ,Aida‘ mit dem neuen Ausweis bedienen können“, sagt Patrick Galter, Sachbearbeiter Personal und Mitverantwortlicher in der Systemadministration der Schließanlage und somit ebenso in die Auswahl des Systems einbezogen.

Aufgrund der großen Ausdehnung des Kreises kam zudem nur eine Lösung mit Mandantenfunktion in Betracht. „Die Oberorganisation sollte an zentraler Stelle in unserer Personalabteilung liegen, um grundsätzliche Rechte zuzuteilen. Überdies wollten wir die Möglichkeit haben, vor Ort notwendige Sonderrechte, z.B. für Meetings oder Veranstaltungen, zu vergeben“, führt Patrick Galter aus.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt war die Nachvollziehbarkeit. Diese zielt vor allem darauf ab, Mitarbeiter und Material zu schützen. „Wenn wir bei Vorfällen einsehen können, welche Türen von wem begangen wurden, entlastet das sofort alle Mitarbeiter, die nicht betroffen sind. Das stärkt das Vertrauen in unsere Organisation“, erläutert Rainer Hoffmann. Dazu wurde im Vorfeld eine Betriebsvereinbarung getroffen.

Überzeugende Gesamtlösung

Die Verantwortlichen begannen das Projekt mit der Ausarbeitung des Pflichtenhefts. Darin wurden die gewünschten Systemfunktionen festgehalten. Eine der Maßgaben war eine virtuelle Vernetzung, um einerseits die Berechtigungen zentral zu administrieren und andererseits Aktualisierungen nicht an jeder Tür einzeln vornehmen zu müssen. Darüber hinaus sollten über eine Mandantenfunktion die einzelnen Standorte separat zu verwalten sein. „Wir haben uns auch extern beraten lassen und uns anschließend Angebote unterschiedlicher Hersteller eingeholt“, beschreibt Mario Pawlowski-Großmann das Vorgehen.

Den Zuschlag erhielt die Theo Riewer Handels GmbH mit einer Lösung auf Basis der „Salto Space“-Systemplattform.

„Für uns war nicht der Preis allein entscheidend, sondern die Funktionen und Möglichkeiten der Gesamtlösung“, begründet der IT-Leiter die Entscheidung und fügt an: „Das System erfüllt alle unsere Anforderungen, namentlich die zentrale Administration auf Basis eines virtuellen Netzwerks. Gleichzeitig erhalten wir mit der sehr gut strukturierten Software eine einfache Türen- und Nutzerverwaltung. Neben dem System selbst hat aber ebenso eine Rolle gespielt, dass wir mit Riewer einen Händler vor Ort haben. Das ist bei der Abdeckung des großen Gebiets unerlässlich, denn die Türaufnahme und Auswahl der Hardware für die Zutrittspunkte konnten wir nur mit externer Unterstützung durchführen. Außerdem hat uns die Reputation des Herstellers überzeugt – uns ist eine langfristige Lieferfähigkeit wichtig“.

Stufenweise Installation

Die Installation dauerte insgesamt ein Jahr, wobei der DRK-Kreisverband Bitburg-Prüm bewusst stufenweise vorging: „Wir haben in der Zentrale begonnen, viel ausprobiert und dabei etliche Erfahrungen gesammelt, die wir bei der Ausstattung der Dienststellen nutzen konnten“, erklärt Mario Pawlowski-Großmann die Herangehensweise. Dadurch sind u.a. einige Komfortfunktionen dazugekommen. Rolf Riewer, Inhaber und Geschäftsführer der Theo Riewer Handels GmbH, gibt dafür ein Beispiel: „Eine Anforderung war, dass der Eingang am Abend verschlossen ist. Das haben wir über ein Motorschloss realisiert und schließlich für alle Dienststellen so vorgesehen. Auf diese Weise muss abends niemand mehr bewusst abschließen und wir vermeiden offene Türen. Zugleich konnten wir über diese Konstellation einen Türöffner integrieren, sodass die Mitarbeiter den Eingang für Besucher und Gäste von der Rezeption aus öffnen können, ohne an den Eingang zu müssen“.

Parallel wurde die Berechtigungsstruktur ausgearbeitet, auf der die technische Umsetzung basiert. Diese Arbeit hat verhältnismäßig lange gedauert, da es sich um alle Standorte und somit viele Nutzergruppen handelte, erläutert Patrick Galter: „Zum einen haben wir die Mitarbeiter der jeweiligen Rettungsdienste sowie die Kollegen der Verwaltung und der Technik einbezogen. Andererseits kamen bei einigen Dienststellen noch Ortsverbände dazu, die wiederum eigene Berechtigungen erhielten“.

VPN-Anbindung der Dienststellen

Der erste Schritt des Rollouts bestand aus der Türaufnahme und Definition der Hardware. Danach folgte die Softwareinstallation, „die nur wenige Minuten dauerte, weil sämtliche Infrastruktur vorhanden war“, erinnert sich Rolf Riewer. Alle Dienststellen waren bereits per VPN (Virtual Private Network) vernetzt, was eine Voraussetzung war, damit das System wie gewünscht funktioniert. Das VPN stellt u.a. sicher, dass die übermittelten Daten verschlüsselt und von außen nicht abgreifbar sind. In der Zutrittskontrolle ist das besonders für den Datentransfer zwischen Online-Wandlesern in den verteilten Dienststellen und dem zentralen Server unabdingbar.

Die Installation der Türsteuerungen war relativ aufwendig, erklärt Rolf Riewer: „An jedem Standort sind andere Türsprechstellen und Türsysteme im Einsatz, entsprechend mussten wir zunächst immer die Verkabelung und Anschlussoptionen prüfen und anpassen“.

Im dritten Schritt wurden die Schließberechtigungen umgesetzt. „Dabei haben wir noch viele Funktionen in der Software entdeckt – und letztlich auch angewendet. Die Software bietet wirklich viele Möglichkeiten“, lobt Mario Pawlowski-Großmann und empfiehlt eine eingehende Beschäftigung mit dem Managementsystem, „denn viele Details sind nicht auf den ersten Blick erkennbar“.

Insgesamt war die Installation zwar komplex und umfangreich, gleichwohl „haben wir uns gegenseitig sehr gut unterstützt. Nicht zuletzt wegen der Technikaffinität der Beteiligten haben wir im Zusammenwirken immer gemeinsame Lösungen gefunden, sodass nie langwierige Fragen auftauchten“, resümiert Rolf Riewer und meint prägnant: „Wir haben hier ein System geschaffen, das Spaß macht. Denn wir konnten realisieren, was wir geplant hatten“.

Elektronik ersetzt Mechanik

Technologisch basiert die Zutrittslösung auf dem „Salto Virtual Network“ (SVN) mit patentierter Schreib-Lese-Funktionalität und verschlüsselter Datenübertragung. Im SVN werden die Schließberechtigungen auf dem Identmedium gespeichert, wodurch eine Verkabelung der elektronischen Beschläge und Zylinder entfällt. Gleichzeitig schreiben die Beschläge und Zylinder Informationen über gesperrte Identmedien oder bspw. Batteriestände auf die Identmedien und geben sie somit weiter. Die Update-Punkte – beim DRK-Kreisverband Bitburg-Prüm sind das Online-Wandleser – übertragen die ausgelesenen Daten an den zentralen Server und übermitteln gleichzeitig die aktuellen Schließberechtigungen auf die Identmedien.

Als Identifikationstechnologie fungiert „Mifare DESFire EV1“. Über die Karten, die auch als Mitarbeiterausweise dienen, wird die Kopplung mit der Zeiterfassung von „Aida“ verwirklicht. Druck, Programmierung und Ausgabe der Medien erfolgen in der Zentrale.

Alle Türen, die bisher mechanisch abgeschlossen wurden, sollten mit der neuen Lösung genauso abschließbar bzw. sperrbar sein. Daher wurden vor allem an Haupteingängen, Bürotüren und Türen zu sensiblen Bereichen mechanische Zylinder durch Elektronik ersetzt.

„Die Verteilung der Hardware haben wir abhängig von der Funktion der Türen gemacht. Z.B. sollten in den Wachen die Türen ohne zusätzliche Bewegung zufallen und gesperrt sein, um Einsätze nicht zu verzögern. Hierfür eignen sich elektronische Beschläge ideal. An den Bürotüren verwenden wir den Office-Modus – d.h. innerhalb eines festgelegten Zeitraums sind die Türen frei begehbar, ansonsten nur mit berechtigter Karte. Auch dieses Szenario lässt sich mit Beschlägen besser realisieren als mit elektronischen Zylindern“, geht Rolf Riewer ins Detail.

28 Mandanten

Für das Zutrittsmanagement nutzt der Kreisverband die Software „ProAccess Space“ von Salto mit insgesamt 28 Mandanten. Somit können die einzelnen Standorte ihre Dienststellen selbst verwalten, wobei sie die Nutzer aus den zentralen Personenpools verwenden. Beispielsweise gibt es einen Personenpool „Rettungsdienst“, aus dem sich acht Standorte, die jeweils einen Mandanten bilden, bedienen. Hinzu kommen an einigen Standorten Ortsvereine, deren Mitglieder sowohl Zutrittsrechte für Räume des Ortsvereins als auch für weitere Bereiche erhalten, da sie z.T. für den Rettungsdienst oder in der Verwaltung der Dienststelle arbeiten. „Allein diese Konstellation verdeutlicht die komplexe Berechtigungsstruktur bei uns. Das Schöne daran ist aber, dass die Software diese Strukturen übersichtlich abbildet. Dadurch lassen sich auch neue Türen für Dienststellen und Berechtigungen für neue Kollegen einfach hinzufügen. Zugleich funktioniert die Programmierung und Ausgabe der Medien sehr gut und zuverlässig“, freut sich Mario Pawlowski-Großmann.

Die neue Zutrittslösung hat sich beim DRK-Kreisverband Bitburg-Prüm bereits bewährt. „Es ist ein ungemein beruhigendes Gefühl, unsere Einrichtungen quasi per Knopfdruck schützen zu können. Wenn ich das mit den Kosten und der Unsicherheit von mechanischen Schließsystemen vergleiche, ist das allein ein gewaltiger Fortschritt. Für die Betriebsorganisation war das dank der klaren Berechtigungsstrukturen und des geringen Verwaltungsaufwands eine ebenso nützliche Entscheidung“, fasst Geschäftsführer Rainer Hoffmann die positiven Auswirkungen zusammen.